Datenschutzhinweise für Journalist:innen

Verantwortlicher für die nachfolgend beschriebene Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist:

– nachfolgend „HeadlinQ“ oder „wir“ –

Unsere Datenschutzbeauftragte erreichen Sie unter der vorstehenden Anschrift mit dem Zusatz „Datenschutzbeauftragte“ sowie unter datenschutz@headlinq.com.

HeadlinQ betreibt eine Plattform zur Unterstützung professioneller Presse- und Medienkommunikation. Unternehmen, Agenturen und sonstige Geschäftskunden können über die Plattform thematisch passende journalistische Kontakte recherchieren, auswählen und mit pressebezogenen Mitteilungen ansprechen.

Hierfür führen wir eine zentrale Journalistendatenbank. In dieser Datenbank verarbeiten wir berufliche Informationen zu Journalist:innen, Redakteur:innen und sonstigen im Medienbereich tätigen Personen. Ihre personenbezogenen Daten haben wir dabei nicht unmittelbar bei Ihnen erhoben.

Mit diesem Datenschutzhinweis informieren wir Sie gemäß Art. 14 DSGVO über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten und Ihre diesbezüglichen Rechte.

Wir verarbeiten je nach Verfügbarkeit insbesondere folgende Kategorien personenbezogener Daten:

• Name;
• berufliche E-Mail-Adresse und gegebenenfalls berufliche Telefonnummer;
• Medium, Verlag bzw. sonstige Medienzugehörigkeit;
• Ressort und berufliche Themengebiete;
• journalistische Veröffentlichungen und hieraus ableitbare sachliche Themenzuordnungen;
• Angaben zur Quelle sowie zum Zeitpunkt der Erhebung und der letzten Aktualisierung;
• technische Zustellinformationen, insbesondere Hinweise auf unzustellbare E-Mails;
• Vermerke über Widersprüche, Abmeldungen und sonstige Kontaktbeschränkungen.

Wir erheben oder erstellen keine Angaben zu besonderen Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Art. 9 DSGVO, insbesondere keine Profile zu politischen Meinungen, religiösen oder weltanschaulichen Überzeugungen, Gesundheitsdaten oder vergleichbaren persönlichen Merkmalen. Eine Bewertung Ihrer Berichterstattung nach Tonalität oder politischer, weltanschaulicher oder sonstiger persönlicher Ausrichtung findet nicht statt.

Ihre beruflichen Kontaktdaten und sonstigen beruflichen Informationen stammen aus lizenzierten Mediendaten, öffentlich zugänglichen journalistischen und beruflichen Quellen, aus Recherchen unter Nutzung spezialisierter Dienste zur Ermittlung und Verifizierung beruflicher Kontaktdaten sowie aus eigenen Abgleichsverfahren.

Zu den öffentlich zugänglichen Quellen zählen insbesondere Websites von Medien, Verlagen und Unternehmen, öffentlich zugängliche journalistische Veröffentlichungen sowie berufliche Netzwerke und vergleichbare berufliche Informationsquellen.

Auf Anfrage teilen wir Ihnen die zu Ihrem Datensatz dokumentierte Quelle mit.

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten zum Aufbau, zur Pflege und zur Bereitstellung unserer Journalistendatenbank und damit insbesondere, um

• Nutzern unserer Plattform die Recherche nach thematisch passenden journalistischen Kontakten zu ermöglichen;
• journalistische Kontakte anhand sachlicher Kriterien wie Medienzugehörigkeit, Ressort und Themengebiet zu strukturieren;
• thematisch passende Kontakte für konkrete Pressemitteilungen vorzuschlagen;
• die Aktualität und Qualität der in der Datenbank enthaltenen beruflichen Kontaktdaten zu gewährleisten;
• technische Zustellprobleme zu erkennen und unzutreffende oder nicht mehr aktuelle Kontaktdaten zu berichtigen oder zu sperren; sowie
• Widersprüche, Abmeldungen und sonstige Kontaktbeschränkungen zuverlässig umzusetzen.

Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht im Aufbau und Betrieb einer aktuellen Journalistendatenbank zur Ermöglichung einer zielgerichteten, sachbezogenen und effizienten Pressekommunikation. Bei der hierfür erforderlichen Interessenabwägung berücksichtigen wir insbesondere, dass wir ausschließlich berufliche Informationen zu Personen verarbeiten, die im öffentlichen Medienkontext tätig sind, und die Datenverarbeitung auf berufliche Pressekommunikation beschränkt ist. Die Verarbeitung ist darauf ausgerichtet, thematisch einschlägige Presseanfragen zu ermöglichen und nicht einschlägige Kontaktaufnahmen zu reduzieren.

Ihre beruflichen Profildaten können Nutzern von HeadlinQ angezeigt werden, soweit dies erforderlich ist, um geeignete Kontakte für konkrete pressebezogene Mitteilungen zu recherchieren und auszuwählen.

Die Nutzer dürfen die über HeadlinQ bereitgestellten Kontaktdaten vertraglich ausschließlich für pressebezogene Kommunikation und innerhalb des vertraglich vorgesehenen Nutzungsumfangs verwenden. Eine Nutzung insbesondere für allgemeine Werbung, Sales-Kommunikation, Recruiting oder Leadgenerierung ist nicht gestattet.

Daneben setzen wir technische Dienstleister ein, die uns insbesondere bei Hosting, Betrieb, Wartung, Support, technischer Recherche und Datenanreicherung, E-Mail-Zustellung sowie bei der technischen Strukturierung und thematischen Zuordnung journalistischer Daten unterstützen.

Hierzu gehört insbesondere die Mindnow AG, Seonerstrasse 6, 5600 Lenzburg, Schweiz, die uns bei der technischen Entwicklung, dem Betrieb und der Datenanreicherung unterstützt.

Soweit Dienstleister personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten, haben wir mit diesen Verträge zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen.

Daneben können wir Daten von eigenständig verantwortlichen Anbietern beruflicher oder öffentlich zugänglicher Informationen beziehen. Einzelheiten zu den derzeit eingesetzten Dienstleistern und sonstigen Empfängern finden Sie in unserer Datenschutzerklärung.

Eine Weitergabe Ihrer Daten zu anderen Zwecken erfolgt nur, wenn hierfür eine gesetzliche Rechtsgrundlage besteht oder wir hierzu gesetzlich verpflichtet sind.

Einzelne von uns eingesetzte Dienstleister können personenbezogene Daten außerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeiten, insbesondere in der Schweiz und den USA.

Soweit für das betreffende Drittland oder den jeweiligen Empfänger ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission gemäß Art. 45 DSGVO besteht, erfolgt die Übermittlung auf dieser Grundlage.

Im Übrigen erfolgt eine Übermittlung nur, wenn die Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO erfüllt sind. Hierzu verwenden wir insbesondere geeignete Garantien gemäß Art. 46 DSGVO, etwa die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission.

Weitere Informationen zu den jeweiligen Empfängern, den Übermittlungsgrundlagen und den eingesetzten Garantien sowie zur Möglichkeit, eine Kopie der Garantien zu erhalten, finden Sie in unserer Datenschutzerklärung oder erhalten Sie auf Anfrage über die unter Ziffer 1 genannten Kontaktdaten.

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten grundsätzlich so lange, wie nach den uns vorliegenden Informationen davon auszugehen ist, dass Sie journalistisch oder in vergleichbarer Weise im Medienbereich tätig sind und die Daten für die vorgenannten Zwecke benötigt werden.

Wir überprüfen die gespeicherten Informationen in angemessenen Abständen sowie anlassbezogen auf ihre Aktualität. Erhalten wir Kenntnis davon, dass Angaben nicht mehr zutreffen, werden diese berichtigt oder gelöscht, soweit keine anderweitigen gesetzlichen Gründe für ihre weitere Speicherung bestehen.

Berufliche Kontaktdaten, die sich dauerhaft als unzustellbar erweisen, werden gesperrt oder gelöscht.

Im Falle einer plattformweiten Abmeldung oder eines entsprechenden Widerspruchs wird Ihr Datensatz nicht mehr für Kontaktvorschläge und Versandvorgänge verwendet. Soweit erforderlich, speichern wir einzelne Identifikations- und Sperrinformationen weiterhin in einer Suppressionsliste, um sicherzustellen, dass Ihre Abmeldung bzw. Ihr Widerspruch auch künftig beachtet und Ihr Datensatz nicht versehentlich erneut für die Kontaktaufnahme aktiviert wird. Rechtsgrundlage für diese eingeschränkte Weiterverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt darin, Ihre Abmeldung bzw. Ihren Widerspruch dauerhaft und zuverlässig umzusetzen und eine versehentliche erneute Kontaktaufnahme zu verhindern.

HeadlinQ unterstützt Nutzer dabei, thematisch geeignete journalistische Kontakte für konkrete Pressemitteilungen zu finden.

Hierzu können die in unserer Journalistendatenbank gespeicherten sachlichen Informationen, insbesondere Medienzugehörigkeit, Ressort, Themengebiete und Veröffentlichungen, automatisiert mit dem Inhalt einer konkreten Pressemitteilung abgeglichen werden. Den Nutzern kann dabei ein automatisiert berechneter Übereinstimmungswert als Orientierungshilfe angezeigt werden.

Die Entscheidung, ob ein bestimmter Kontakt ausgewählt und eine Pressemitteilung an diesen versendet wird, trifft stets der jeweilige Nutzer.

Eine ausschließlich auf automatisierter Verarbeitung beruhende Entscheidung, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt, findet nicht statt. Eine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 DSGVO erfolgt daher nicht.

Ihnen stehen bei Vorliegen der jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere folgende Rechte zu:

• Recht auf Auskunft über die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten gemäß Art. 15 DSGVO;
• Recht auf Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung unvollständiger Daten gemäß Art. 16 DSGVO;
• Recht auf Löschung gemäß Art. 17 DSGVO;
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 DSGVO; sowie
• Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung gemäß Art. 21 DSGVO.

Zur Geltendmachung Ihrer Rechte genügt eine formlose Mitteilung an die unter Ziffer 1 genannten Kontaktdaten.

Weitere Einzelheiten zu Ihren Datenschutzrechten finden Sie in unserer Datenschutzerklärung.

Soweit wir Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeiten, haben Sie gemäß Art. 21 Abs. 1 DSGVO das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung einzulegen.

Nach einem solchen Widerspruch verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Unabhängig hiervon ermöglichen wir Ihnen jederzeit und ohne Angabe von Gründen, weitere Kontaktaufnahmen über HeadlinQ einzuschränken oder vollständig zu unterbinden.

Einen Abmeldelink finden Sie in jeder über HeadlinQ versendeten Pressemitteilung. Daneben genügt eine formlose Mitteilung an die unter Ziffer 1 genannten Kontaktdaten. Diesen Datenschutzhinweis finden Sie ebenfalls über einen Verweis in jeder über HeadlinQ versendeten Pressemitteilung.

Nach Eingang einer Abmeldung setzen wir diese unverzüglich im entsprechenden Umfang um. Zur dauerhaften Beachtung der Abmeldung können die hierfür erforderlichen Angaben in einer Suppressionsliste gespeichert werden.

Sie haben gemäß Art. 77 DSGVO das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen datenschutzrechtliche Vorschriften verstößt.

Sie können sich insbesondere an eine Aufsichtsbehörde in dem Mitgliedstaat Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes wenden.

Die für HeadlinQ zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde ist:

Wir passen diesen Datenschutzhinweis an, wenn sich die von uns vorgenommenen Verarbeitungsvorgänge oder die rechtlichen Rahmenbedingungen ändern.

Version 1.0 / Stand: August 2026